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Gestión de cuentas Zoom
En este artículo te explicamos cómo funciona la integración de cuentas propias de Zoom y detallamos todas las funcionalidades específicas de este módulo.
El módulo de cuentas propias Zoom permite a la institución usar su propia cuenta de Zoom integrada en la plataforma de gestión y en el flujo de los eventos. Puedes ofrecer salas de webinar con gestión automatizada de las reservas y también disponer de salas con control manual.
* Los organizadores de eventos recibirán credenciales únicas para ocupar las salas.
- Los asistentes inscritos a los eventos recibirán enlace para participar.
- Al terminar cada webinar, la plataforma generará automáticamente el informe de asistencia.
Consulta los Pasos para vincular una cuenta propia de Zoom en Symposium aquí
La visión del organizador del evento
Solicitud de sala para webinar
Los organizadores de eventos de tu plataforma pueden solicitar salas de webinar desde el menú Contenido → Programa / Videoconferencias. El proceso es muy sencillo y consiste en que indiquen:
- Título del webinar
- Fecha y hora en que debe comenzar
- Duración en minutos
- Si quieren permitir el acceso a los participantes manual o automáticamente
Confirmación de la sala
Una vez que un organizador solicita una sala, Symposium consultará las que hay activas en la plataforma para asignación automática. No se tendrán en cuenta las salas que estén activas con gestión manual.
Se calcula el tiempo total de reserva de la sala, que consiste en la suma de:
- Tiempo de preparación (antes de la hora de inicio del webinar)
- Duración de la sala
- Tiempo de cortesía (después de la hora de fin del webinar)
- Tiempo de postprocesado que necesita la plataforma de eventos
Se recorre secuencialmente la lista de salas activas y con asignación automática para localizar cuál tiene disponible todo el intervalo de tiempo que se necesita bloquear.
- Si se encuentra una sala libre en el horario que se necesita, se le asigna
- Si no se encuentra una sala disponible en el horario solicitado:
- se guarda la solicitud y se informa al organizador
- se muestra sugerencia de contactar con los administradores de la plataforma para que le proporcionen una sala
Inicio de la sesión de webinar
Llegada la fecha en que se celebra un webinar, Symposium realiza varios procesos:
- Con la antelación que se haya configurado en la plataforma, genera unas credenciales de uso de la sala asignada, que son válidas sólo para ese webinar, consistentes en:
- Dirección web para abrir la aplicación Zoom
- Nombre de usuario, que es el email asociado a la sala
- Contraseña, que genera la plataforma
- Envía por email al solicitante de la sala las credenciales y también las pone a su disposición en el menú Contenido → Programa / Videoconferencias, donde realizó la solicitud.
- Envía por email a los asistentes inscritos al evento una dirección web para acceder a la sala. También la hace disponible para ellos en su panel privado de usuarios de la plataforma, si hacen login con su cuenta personal.
Finalización del webinar
Diez minutos antes de la hora de finalización del webinar, se envía al organizador un email de aviso para que pueda cerrar la sesión a tiempo.
Si el anfitrión del webinar no cierra la sala desde la aplicación Zoom a la hora prevista, se le proporciona un tiempo de cortesía, el cual los administradores pueden establecer para toda la plataforma en el bloque Configuración.
Pasado el plazo de cortesía, Symposium finaliza automáticamente el webinar sin más aviso, cierra la sala y comienza el proceso de generación del informe de asistentes, que estará disponible para los organizadores en el menú Contenido → Programa / Videoconferencias. También quedará disponible para los administradores en su menú Webinars > Informes de webinars.
Cómo funciona la Vinculación de tu cuenta Zoom
El modelo de integración de Symposium para las cuentas de Zoom está centrado en el concepto de salas de webinar disponibles para que los organizadores de eventos las usen. Es análogo al funcionamiento de las salas de reuniones que hay en las oficinas.
Una cuenta maestra de Zoom puede contener múltiples subcuentas. En el modelo de integración con Symposium, esas cuentas son salas y se ponen a disposición de todos los organizadores de la plataforma. Cuando un organizador va a usar una, Symposium le proporciona una contraseña válida sólo para ese webinar. Al terminar, la contraseña caduca y la sala queda libre.
Al hacer clic en el botón Vincular cuenta, Symposium te llevará al portal de Zoom y, tras hacer login en la cuenta maestra, autorizarás a Symposium a gestionarla.
Symposium no puede crear usuarios ni borrarlos dentro de tu cuenta de Zoom. En su lugar, se hace una lista de las cuentas vinculadas que tiene y las convierte en salas. Como administrador, decides cuántas de ellas se hacen disponibles.
Importante: Symposium nunca utiliza el usuario principal de la cuenta, el que ejerce la propiedad, aunque también tenga licencia de Webinar. Consideramos una buena práctica que la cuenta tenga un usuario sin licencia Webinar y que sólo sirva para la gestión.
Una vez vinculada la cuenta en Symposium, verás un listado con las subcuentas de Zoom asociadas. Estas subcuentas se pueden convertir en Salas de webinar disponibles.
